Microsoft-Kalender mit LIZ verbinden (Admin-Level)
Mit dieser Anleitung verbinden Sie den Microsoft-Kalender Ihrer Organisation auf Admin-Ebene mit LIZ. Das ist eine Stufe über der Nutzer-Verbindung, Sie stellen also die Verbindung zentral her, statt dass jeder Nutzer das einzeln tun muss.
Wichtig: Diese Integration sorgt dafür, dass Termine zwischen LIZ und Microsoft synchronisiert werden. So vermeiden Sie Doppelbuchungen.
Was Sie dafür brauchen
- Zugriff auf das Microsoft 365 Admin Center (mit Admin-Rechten)
- Zugriff auf Microsoft Entra (mit Admin-Rechten)
- Zugang zum LIZ Workspace Manager (Rolle: Super Admin)
Wie empfehlen Ihnen das kurze Video anzuschauen und die Schritte zu folgen: VIDEO
1. Microsoft-Ressourcen vorbereiten
- Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center und melden Sie sich mit Ihrem Admin-Konto an.
- Gehen Sie im linken Menü auf Ressourcen > Räume und Geräte.
- Wählen Sie den Meetingraum aus, den Sie mit LIZ verbinden möchten.
- Kopieren Sie die Ressourcen-E-Mail-Adresse dieses Raums. Sie brauchen sie später im LIZ Manager.
-
Klicken Sie auf den Meetingraum und suchen Sie den Bereich Stellvertretungen („Delegate“).
- Hier muss ein lizenzierter Microsoft-Nutzer eingetragen sein.
- Dieser Nutzer wird für die API-Verbindung verwendet, stellen Sie sicher, dass die E-Mail korrekt ist.
- Dieser Nutzer muss sich später im LIZ Workspace Manager verknüpfen.
TIPP: Vergewissern Sie sich, dass die Unternehmensanwendung noch nicht im Microsoft Entra erstellt wurde. Falls dies der Fall sein sollte, können Sie die Anwendung problemlos löschen. Im Verlauf der Dokumentation wird sie automatisch neu erstellt.
2. Verbindung im LIZ Workspace Manager herstellen
- Öffnen Sie den LIZ Workspace Manager.
- Gehen Sie zu Setup > Struktur und bearbeiten Sie den gewünschten Meetingraum.
- Tragen Sie die zuvor kopierte E-Mail-Adresse in das Feld „Outlook Resource ID“ ein und speichern Sie.
- Gehen Sie zu Setup > Organisation > Integrationen und klicken Sie auf „Microsoft anmelden“.
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Sie werden zu Microsoft weitergeleitet und ein Pop-up fragt nach Berechtigungen:
- Alle Häkchen setzen
- Für die gesamte Organisation freigeben
- Klicken Sie auf Weiter, um die Verbindung abzuschließen.
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Nach der Rückkehr in LIZ: Seite neu laden. Unter „Integrationen“ sollte nun:
- ein grüner Haken erscheinen
-
die Schaltfläche „Microsoft abmelden“ angezeigt werden
Falls nicht: erneut auf „Microsoft anmelden“ klicken und Vorgang wiederholen.
3. Rechte in Microsoft Entra prüfen
- Öffnen Sie das Microsoft Entra Admin Center und melden Sie sich an.
- Gehen Sie zu Unternehmensanwendungen und suchen Sie nach „LIZ Calendar".
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Öffnen Sie die App-Eigenschaften und prüfen Sie:
- Aktiviert für die Benutzeranmeldung: Ja
- Zuweisung erforderlich: Nein
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Für Benutzer sichtbar: Ja
→ Falls etwas nicht stimmt: anpassen und speichern.
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Gehen Sie zu Sicherheit > Berechtigungen und prüfen Sie, ob alle 5 Microsoft Graph API-Berechtigungen vorhanden sind.
- Fehlt etwas? → Löschen Sie die LIZ-Anwendung und starten Sie die Anmeldung im LIZ Workspace Manager erneut (Schritt 2).
- Achten Sie darauf, dass Sie die Anwendung für die Organisation freigeben und bei der Anmeldung „angemeldet bleiben“ aktivieren.
4. Verbindung testen
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Buchen Sie einen Meetingraum in LIZ:
→ Der Termin (inkl. Titel, Kommentare, Gäste) sollte im Microsoft-Kalender des Raums erscheinen.
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Buchen Sie einen Meetingraum im Microsoft Kalender:
→ Im LIZ Booker sollte dieser als roter Block erscheinen.
Glückwunsch! Die Verbindung zwischen Microsoft Kalender und LIZ ist nun aktiv.
Fehlersuche: Wenn etwas nicht klappt
- Wurde die richtige E-Mail-Adresse als Stellvertretung im Raum hinterlegt und mit dieser auch die Verbindung zu LIZ aufgebaut?
- Sind alle erforderlichen Rechte in der Unternehmensanwendung eingetragen?
- Wurde die App beim Anmelden für das gesamte Unternehmen freigegeben?
Bei Unsicherheiten: Wenden Sie sich an Ihren CSM oder schreiben Sie an support@liz.solution. Wir helfen Ihnen gerne weiter.