Onboarding-Anleitung für den Nutzerbereich
Übersicht über Nutzer
Im Setup-Bereich unter "Nutzer" finden Sie eine Übersicht aller Nutzer im System.
Sie können Nutzer filtern, um bestimmte Personen zu finden.
Nutzer hinzufügen und bearbeiten
Fügen Sie neue Nutzer hinzu indem Sie auf +Nutzer hinzufügen klicken oder bearbeiten Sie bestehende Nutzerprofile.
Entfernen Sie Nutzer oder klicken Sie auf den Stift, um Nutzer zu bearbeiten.
Nutzerdetails anpassen
Ändern Sie Namen, PKW-Kennzeichen, Gebäude, Abteilung und Nutzerrolle.
Wählen Sie aus vorgefertigten Nutzerrollen oder legen Sie eigene Rollen an, wie z.B. für Ersthelfer.
- Ersthelfer-Kennzeichnung
- Setzen Sie ein Häkchen, um Nutzer als Ersthelfer zu kennzeichnen.
- Mehrfachbuchung aktivieren
- Ermöglichen Sie Nutzern, mehr als eine Ressource gleichzeitig zu buchen, z.B. mehrere Arbeitsplätze.
- Feste Zuweisungen
- Weisen Sie Parkplätze oder Schreibtische fest zu.
- Feste Zuweisungen erfolgen automatisch und müssen nicht vom Nutzer gebucht werden.
- Wählen Sie einen Schreibtisch aus und legen Sie die Zeiten fest, zu denen dieser für eine bestimmte Person reserviert sein soll.
- Bei Abwesenheit (z.B. Krankheit, Urlaub, Homeoffice) können feste Buchungen storniert werden, um Ressourcen freizugeben.
- Gruppen hinzufügen
- Fügen Sie Gruppen hinzu, um die Verwaltung zu vereinfachen.
Onboarding-Anleitung zur Abteilungsverwaltung
Zugriff auf Abteilungsverwaltung
Gehen Sie im Setup-Bereich zu "Nutzer" und dann zu "Abteilungen bearbeiten".
Abteilung hinzufügen
Fügen Sie eine neue Abteilung hinzu.
Wählen Sie das Gebäude für die Abteilung aus.
Buchungszeitraum festlegen
Wenn der Buchungszeitraum der Abteilung derselbe sein soll wie für die gesamte Organisation, setzen Sie "Department Booking Range is not used".
Andernfalls legen Sie einen spezifischen Buchungszeitraum für die Abteilung fest.
Department Manager zuweisen
Weisen Sie einen Department Manager zu und speichern Sie die Änderungen. Dieses muss gesetzt werden wenn eine Catering freigabe gesetzt werden soll.
Abteilung bearbeiten und zuweisen
Wählen Sie die Abteilung aus und gehen Sie auf "Action", um die Abteilung zu löschen, zu bearbeiten oder Ressourcen zuzuweisen.
Ressourcen zuweisen
Bei der Bearbeitung können Sie der Abteilung bestimmte Ressourcen zuweisen, wie z.B. Tische, Parkplätze, Meetingräume oder Telefonboxen.
Zugriff auf Gebäude und Räume bearbeiten
Wählen Sie ein Gebäude aus und bearbeiten Sie den Zugriff auf spezifische Räume oder Etagen.
Bestimmen Sie, welche Tische oder Räume von der Abteilung gebucht werden können.
- Prioritäten setzen
- Legen Sie fest, ob eine Abteilung Priorität bei bestimmten Räumen oder Plätzen haben soll.
Änderungen speichern
Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen, die dann automatisch im System für die Abteilung ersichtlich sind.
Onboarding-Anleitung für die Gruppenverwaltung
Zugriff auf Gruppenverwaltung
Gehen Sie im Setup-Bereich zu "Nutzer" und dann zu "Gruppen verwalten".
Gruppenübersicht
Sehen Sie sich die bereits angelegten Gruppen an.
Neue Gruppen hinzufügen
Fügen Sie bei Bedarf neue Gruppen hinzu.
Ressourcenzuweisung für Gruppen
Weisen Sie Gruppen spezifische Ressourcen zu, wie z.B. Tische, Parkplätze und Meetingräume.
Spezifische Zuweisungen vornehmen
Nutzen Sie Gruppen, um Ausnahmen für die Buchung bestimmter Räume oder Ressourcen zu schaffen.
Beispiel: Erlauben Sie einzelnen Mitgliedern oder Personen aus verschiedenen Abteilungen, in einem ansonsten eingeschränkten Büro zu buchen.
Gruppenzuweisung für Ressourcen
Erstellen Sie eine Gruppe und weisen Sie ihr spezifische Tische oder andere Ressourcen zu.
Wählen Sie das Gebäude, die Etage und das Büro aus, in dem die Zuweisung erfolgen soll.
Gruppenmitglieder festlegen
Legen Sie fest, welche Nutzer zur Gruppe gehören.
Nutzer können auch mehreren Gruppen zugeordnet werden.
Änderungen speichern
Speichern Sie die vorgenommenen Zuweisungen und Gruppenmitgliedschaften.