In der Verwaltung des Workspace Managers spielt die Rollenzuweisung eine zentrale Rolle. Nutzer können über den Setup-Bereich und den Unterpunkt 'Rollen' spezifische Rechte erhalten. Diese Rollen sind nicht nur definierbar, sondern auch erweiterbar, indem man neue Rollen hinzufügt. Jede Rolle muss dabei einen eindeutigen Namen erhalten und kann als Standardrolle festgelegt werden.
Typische Rollenbeispiele umfassen den LIZ Booker-Nutzer, den Workspace-Manager und den Super-Admin. Rollen lassen sich individuell anpassen, um beispielsweise externen Nutzern eingeschränkten Zugriff zu gewähren. So kann man bestimmte Berechtigungen wie Raum- und Telefonboxbuchungen erlauben, während andere Bereiche wie die Kollegenansicht oder spezielle Parkplätze eingeschränkt bleiben.
Des Weiteren ist es möglich, den Gebäudezugriff für einzelne Nutzer zu definieren. Speziell im HR-Bereich kann die Rolle so angepasst werden, dass nur die Verwaltung von Buchungen möglich ist, ohne weitere Einstellungsberechtigungen zu gewähren. Die Rollenzuweisung kann auch auf bestimmte Gebäude begrenzt werden.
Einmal festgelegt, können Rollen jederzeit gespeichert, bearbeitet oder gelöscht werden. Der LIZ Booker dient oft als Standardrolle, aber das System ermöglicht eine flexible Rollengestaltung, sodass beliebig viele Rollen erstellt und hinzugefügt werden können.